Dagsorden skolebestyrelsesmøde (SB) Søndermarkskolen (SM)
Dato: Mandag den 14/12 2020
Tidspunkt: 17:00-19.00
Sted: Skype SM
Dirigent: Jenny B. Arendt
Referent: Sanne Chessni

Deltagere:
Jenny B. Arendt (JBA) - Formand
Rikke Lene Pedersen (RLP) - Forældrerepræsentant
Mikael Hoffmann (MIH) – Forældrerepræsentant
Christine Jørnø Vestergaard (CJV) – Forældrerepræsentant
Trine B. Flæng (TBF) – Forældrerepræsentant
Mette J. Larsen (MJL) – Forældrerepræsentant
Nele Høgsbro (NHØ) - Forældrerepræsentant suppleant
Gro Iversen (GIV) – Forældrerepræsentant suppleant
Nynne Høgsbro (NYH) – Elevrepræsentant
Leif Gaard Bjarning (LGB) – Skoleleder
Sanne Chessni (SLC) – Souschef
Peter Lollesgaard (PPL) – SFO leder
Frank Løth (KNFL) – Klub leder
Jeannette Malt Sørensen (JES) – Medarbejderrepræsentant
Pia Grubb Basballe (KNPB) – Medarbejderrepræsentant

Afbud:
Hanne Maimann (HAM) – Administrativ leder
Lene Benedikte Gjøl (LBG ) – Pædagogisk afdelingsleder
Ditte Bonistalli Pfeiffer (DBF) - Næstformand
Isidor Shoshan (ISH) – Elevrepræsentant

Fraværende:
Gæst:

Dagsorden 
Hvad handler punktet om, er der særlige ansvarlige, gæster og er det til orientering (O), drøftelse (D), høring (H) eller beslutning (B)

A) Velkomst og valg af dirigent (B)
Referent: SLC
Dirigent: JBA

B) Gennemgang og godkendelse af dagsorden (B)
Godkendt JBA/LGB

C) Gennemgang og godkendelse af referat (B) Bilag: Referat 23.11.20
Godkendt JBA/LGB

Meddelelser
D) Økonomi (forventet regnskab) (O)
Forventet regnskab gennemgået af LGB

Skolen:
Der forventes et merforbrug på 330.000,-.
Der kan dog både komme regninger og refusionen ind, inden året afsluttes.
Refusioner i forbindelse med langtidssygdom, barsel m.m. er ikke længere skolens opgave, men HR-afdelingen i forvaltningen.
Skolen mister ca. 30.000,- da HR ikke har fået indhentet refusioner rettidigt på en medarbejder, der var COVID-smittet i foråret.
Merforbruget på rengøring forventes dækket.
Vikardækningen er dækket frem til sommerferien 2020, men det er uvist, hvorvidt den bliver dækket i efteråret 2020.
Der er et merforbrug på ejendomsdrift m.m.
Skolen har bl.a. fået sat støjdæmpning op, genetableret et nedlagt klasselokale og malet, hvor det trængte mest.
Merforbrug på øvrige drift er blandt andet computere, whiteboards og projektorer.

SFO:
Der er et overskud på som bruges på ny legeplads til børnene.
Der er et lille merforbrug på løndelen.
Der stopper en pædagog til nytår og i stedet ansættes der en medhjælper.

KLUB:
De manglende ansatte under COVID19 nedlukningen, har givet et overskud på løndelen.
Pengene er brugt til ny bil, lys på boldbanen og maling.
Bestyrelsen har taget ledelsens beretning til efterretning.
Ledelsen får rettet procenttal i budgettet, og vi drøfter i januar, om SB skal rettet henvendelse til forvaltning angående vikardæknings refusioner

E) Forældrerepræsentanter (O)
MIH: Hullet i vejen er blevet udbedret. Tak til Mikael.
TBF er inviteret til møde med Pernille Rosenkrantz- Teil og tager gerne spørgsmål med fra SB

F) Elevrådsrepræsentanter (O)
Elevrådet har ikke holdt møde grundet COVID19.

G) Medarbejdere i skolebestyrelsen (O)
Ingen meddelelser

H) SFO (O)
Der er ansat et pædagogmedhjælper per 1/1 2021.
Renovering af toiletterne er i gang og bliver færdige inden jul.
Etablering af legepladsen går i gang efter jul.
Alle medarbejdere er ved at være tilbage efter en periode med mange til testning.

I) Klub (O) 
Klubben skal ansætte ny pædagog efter jul.
Alle værksteder er blevet opgraderet, og der er blevet malet i klubben.
Alle medarbejdere er ved at være tilbage efter en periode med mange til testning.

J) Skoleledelsen (O)
FCK deltager i SB-mødet den 25/1.
Det forventes, at der efter jul begynder 3 drenge på 7. årgang og 2 drenge på 8. årgang fra FCK.
Til skoleåret 2021-22 forventes der at komme yderligere 4 drenge til kommende 8.årgang og 20 drenge til kommende 7.årgang fra FCK
FCK-samarbejdet kommer på som punkt til SB den 25/1 2020.
I den forbindelse skal mulighed for at danne nye klasser på 7. årgang overvejes og en øget fokus på trivsel i forhold til den store tilgang af elever.
Lærerstillingen til indskoling/mellemtrin bliver genopslået, da ansøgerfeltet var for smalt.
Der er blevet sat yderligere lyddæmpningsplader op på personalerummet og gangarealer i hovedbygningen.

COVID19:
Der er to klasser med smitteudbrud 6.A med 9 elever og 9.A med 4 elever.
Derudover har der i alt været 10 medarbejdere, som er eller har været smittet.
Ellers har det primært været enkelt tilfælde i forskellige klasser.

Indmeldte punkter:

1) Skoletrivselsrapport (O + D)

- Resultater
- Hvordan arbejder skolen videre med rapporten?
-Hvordan kan SB støtte op om dette arbejde?

Elevtrivsel
- Opstart
   - Hvordan kan SB arbejder med elevtrivsel?
   - Nedsætning af arbejdsgruppe

Elevmedinddragelse og ro i undervisningen er de to nedslagspunkter MED-udvalget har lavet i forhold til skolerapporten.
Dette bakkes op af lærerne på faglig klub.

Disse to temaer kommer alle klasse til at arbejde med, derudover kan der være et eller to andre temaer, som trinnet eller de enkelte klasser vælger at tage fat i.

Arbejdsgruppe nedsat: Nele, Mikael, Rikke
Derudover findes en medarbejder og en fra ledelsen.

Punktet kommer på næste SB-møde med oplæg fra arbejdsgruppen:

• Inddragelse af forældrene
• Fokus på trivsel i 6. og 7. klasser
• Sammenholdelse med andre skole og tidligere målinger

2) Princip for skolehjem-samtaler
- LGB orienterer om grundlaget for det i april 2020 godkendte princip
- Hvordan stemmer det overens med input fra kontaktforældremødet?

Ingen ændringer til princippet. 

Ledelsen følger op på, hvorvidt medarbejderne har fået kommunikeret tidspunkter ud til forældrene.

3) Kommunikationsprincip med rettelser til godkendelse (B) Bilag
Ingen ændringer til princippet.
Princippet er godkendt.

Ledelsen og arbejdsgruppen følger op på, hvordan princippet bliver implementeret samt kommunikeret ud til forældre og medarbejdere.

4) Princip for vikardækning til godkendelser (B) Bilag
Princippet er godkendt.

Ledelsen og arbejdsgruppen følger op på, hvordan princippet bliver implementeret samt kommunikeret ud til forældre og medarbejdere.

5) Opdatering af årshjul Bilag
C Der ønskes et andet format, måske bare en word-fil.

6) Drøftelse af aktiviteter til overbygningselever i pauserne
Der kommer en kort orientering om muligheder for udskolingselever fra 4/1-28/2 af ledelsen.
Der er en plan i forhold til idrætshallerne, men det kræver, at lærerne får flere tilsynsminutter.

Der er i samarbejde med Johannes Skolen lavet et forslag til at ensrettet Troels Lundsvej, så skolerne kan bruge vejen til gårdområde for de store elever.
SB tager efter gennemlæsning forslaget videre til Vej, Park og Miljø, samt Børne/Unge afdelingen.

Afslutning:
K) Eventuelt (O)
Efter jul bliver det to andre årgange, der skal møde senere, så det ikke er de samme årgange, der bliver ramt på undervisningen.
Der bliver udtrykt undren i forhold til tilbagemelding på høringssvaret.

L) Lukket punkt (O)

M) Opsummering, hvad er besluttet og hvem gør hvad til næste gang? (B)
Punkt D:
Bestyrelsen har taget ledelsen budgetberetning til efterretning.
Ledelsen får rettet procenttallene i budgettet.
SB drøfter i januar, om de skal rettet henvendelse til forvaltning angående vikardæknings refusioner.

Punkt J:
FCK-samarbejdet kommer på som punkt til SB den 25/1 2020.
Herunder et muligt princip for dannelse af nye klasser på 7.årgang og fokus på trivsel i forhold til den store tilgang af nye elever på en årgang.

Punkt 1:
Arbejdsgruppe nedsat:
Nele, Mikael, Rikke
Derudover findes en medarbejder og en fra ledelsen.
Punktet kommer på næste SB-møde med oplæg fra arbejdsgruppen.

Punkt 2:
Ingen ændringer til princip for skolehjem-samtaler.
Ledelsen følger op på, hvorvidt medarbejderne har fået kommunikeret tidspunkter ud til forældrene.

Punkt 3:
Kommunikationsprincip er godkendt.
Ledelsen og arbejdsgruppen følger op på, hvordan princippet bliver implementeret samt kommunikeret ud til forældre og medarbejdere.

Punkt 4:
Princip for vikardækning er godkendt.
Ledelsen og arbejdsgruppen følger op på, hvordan princippet bliver implementeret samt kommunikeret ud til forældre og medarbejdere.

Punkt 5:
Princip for vikardækning

Punkt 6:
I samarbejde med Johannes Skolen udarbejdes et forslag til ensretning og delvis lukning af Troels Lundsvej, som de to SB’er sender videre til Vej, Park og Miljø, samt Børne/Unge afdelingen.

Punkt K:
Efter jul møder 4. og 7. årgang kl. 08.15 og bytter således med 5. og 8. årgang, som møder kl. 08.00.
Der er ikke kommet tilbagemelding på høringssvar vdr. skoledistrikter.

Til de næste møder:
FCK-samarbejdet SB 25/1 2020
Nye klasser på 7. årgang på SB 25/1 2020
Mailgruppe eller aula 14/12 2020 - udsat
Drøftelse af aktiviteter til overbygningselever i pauserne (Udsat)
Visning af film i undervisningen
Princip for kontaktforældre
Princip for kommunikationen på Aula
Mad- og måltidsprincip (udsat til april)
Elevfravær (hver anden gang)
Personalefravær (hver anden gang)
Den tidlige læseindlæring på SM udsat til senere på året.

Kommende SB-møder:
Mandag 25/1 2021
Onsdag 10/3 2021
Mandag 19/4 2021
Onsdag 2/6 2021